Come evitare i no show al ristorante La guida

Il fenomeno dei “no show” al ristorante è una bella spina nel fianco in quanto, non causa solo perdite economiche, ma genera caos e stress. E, purtroppo, al giorno d’oggi ne sentiamo parlare sempre più spesso.

Secondo OpenTable, il tasso di persone che non si presentano nei ristoranti dopo aver prenotato può variare dal 5% al 20%. Questo dipende dal tipo e dalla posizione del ristorante.

Ciò significa che un locale con 100 prenotazioni al giorno potrebbe avere fino a 20 tavoli vuoti senza alcun preavviso da parte dei clienti.

È scontato dire che, un atteggiamento del genere, ha un impatto notevole sul profitto del ristorante.

Lo confermano quelli di Square (società di pagamenti online) che stimano che l’incidenza dei no show può causare una perdita di entrate fino al 10%.

Inoltre, può influenzare in modo negativo l’esperienza di altri clienti poiché, inevitabilmente, viene a crearsi in sala, un’atmosfera di disordine e caos.

Fortuna che, grazie all’avvento della tecnologia, esistono vari modi per scongiurare i tentativi di no show.

Esistono programmi di prenotazione che inviano conferme e promemoria automatici. Alcuni programmi prediligono politiche di cancellazione più severe. Ad esempio, chiedono un piccolo deposito al momento della prenotazione o richiedono i dettagli della carta di credito prima della conferma.

Sfruttare l’utilizzo di messaggi personalizzati e coinvolgenti può rafforzare l’impegno dei clienti e ridurre il rischio di casi di no-show. Per esempio, mandare email gentili o offrire sconti a chi conferma presto può far sentire i clienti più responsabili.

Abbiamo spiegato più volte che impatto può avere nei clienti un servizio personalizzato, e lo spieghiamo qui.

Modi per tutelarsi ce ne sono. Approfondiamoli insieme.

Promo e offerte per incentivare le conferme

Una delle strategie più efficaci per incoraggiare i clienti a confermare la loro presenza è, senza dubbio, offrire loro uno sconto o un omaggio speciale. 

Per esempio, se un cliente conferma la prenotazione entro 24 ore dalla ricezione della mail, potrebbe ottenere uno sconto del 10% sul conto o un dessert gratis.

Questa manovra può suscitare senso d’urgenza nel cliente che, di conseguenza, confermerà rapidamente la sua presenza.

Eccoti un esempio di come potresti comunicare uno sconto per invitare i tuoi clienti a confermare le loro prenotazioni tramite mail:

no show ristorante: email personalizzata per incentivare il cliente a confermare il proprio appuntamento

Concorsi e giveaway sui social

Un’altra iniziativa per incentivare i tuoi clienti a non venire meno ai loro impegni è lanciare concorsi o giveaway sui social media.

Ad esempio, potresti organizzare un concorso su facebook o Instagram e mettere in palio una cena gratuita o un buono regalo. 

Ciò che devono fare i tuoi clienti è semplicemente commentare il post dove annunci questa iniziativa con una foto della loro conferma e utilizzare un hashtag da te scelto. 

Questo non solo genera engagement intorno al tuo ristorante, ma incoraggia i tuoi clienti a confermare la loro presenza, partecipando così anche alla promozione del tuo locale.

Questa strategia può aiutarti a far conoscere di più il tuo locale sui social media. Inoltre, può creare un senso di comunità tra i clienti. Così da partecipare e interagire in modo più significativo.

Eccoti un esempio di post:

No show ristorante: post creativi per far confermare la presenza ai clienti

Rewards a chi conferma

I “rewards” non sono altro che punti che si possono accumulare per ottenere benefici, avere accesso a eventi esclusivi o servizi privilegiati. 

Solitamente vengono utilizzati con programmi o carte fedeltà: i clienti, ogni volta che fanno acquisti, accumulano punti che poi possono essere riscattati con regali o omaggi.

Allora, perché non sfruttarli anche per richiedere conferma delle prenotazioni? Ad esempio, potresti promettere ai clienti che confermano la loro prenotazione entro un termine previsto di ricevere punti bonus o un piccolo omaggio.

Puoi includere anche delle penalità a chi non si presenta. Se i clienti prenotano e non vengono, possono perdere punti rewards e non ottenere premi speciali.

Al contrario, potresti ricompensare i clienti che confermano entro il termine che avevi ipotizzato.

Ecco come potresti annunciare l’introduzione di questa nuova politica ai tuoi clienti:

no show ristorante rewards: modi creativi per far confermare i clienti

Mail automatiche e link al calendario

Le mail automatiche offrono diversi vantaggi chiave per migliorare la comunicazione con i tuoi clienti e ridurre il rischio di lasciare i tavoli vuoti.

Innanzitutto, se sono all’interno di un programma di prenotazioni, le mail ti consentono di confermare i tavoli riservati presenti al ristorante in modo rapido ed efficiente. 

Niente di più semplice: dopo aver prenotato, il cliente riceve un’email di conferma con data, ora e numero di ospiti. La prenotazione può essere fatta tramite telefono, sito web o app di prenotazione.

Un altro vantaggio delle mail automatiche è l’opportunità di includere link diretti per modificare, cancellare prenotazione o aggiungerla direttamente al proprio calendario inserendo tanto di promemoria.

Questo dà la possibilità ai tuoi clienti di comunicare eventuali cambiamenti nei loro piani senza dover chiamare o contattare il ristorante.

Incentivare i clienti a cambiare o annullare le prenotazioni può aiutarti a riempire i tavoli vuoti con ospiti in attesa o clienti che arrivano senza prenotazione.

Conferma, promemoria e recensione

Restaurants Club, sebbene sia un software di marketing, contiene al suo interno un sistema di prenotazione semplice ed efficace.

Infatti, oltre a permettere ai tuoi clienti di prenotare direttamente dal tuo sito, ti consente di organizzare i tuoi ospiti all’interno della sala.

La funzionalità si chiama Gestisci sala e tramite questa puoi prendere piena visione del numero di coperti e della loro disposizione nello spazio.

Ecco di cosa si tratta:

Funzionalità gestisci sala di Restaurants Club

Inoltre, una volta prenotato il tavolo, il sistema ti consente di inviare quattro mail personalizzabili in diversi momenti. Si tratta di una mail di:

  • Prenotazione effettuata;
  • Prenotazione annullata;
  • Promemoria;
  • Richiesta feedback;

Eccoti la schermata:

sistema di prenotazione in Restaurants Club

Con questa mossa risulta quasi impossibile per i tuoi clienti dimenticare una prenotazione o, in alternativa, disdirla in tempo.

Il deposito per dormire su 7 cuscini

Sfruttare depositi o pagamenti anticipati al momento delle prenotazioni può rappresentare una tattica efficace per ridurre i no show nel tuo ristorante.

Questo approccio punta a coinvolgere i tuoi clienti dal punto di vista finanziario sin dall’inizio, aumentando così il loro impegno.

Senza contare che, se un cliente non si presenta, contribuisce a compensare parzialmente le perdite subite dal tuo ristorante, come nel caso della materia prima sprecata.

Tuttavia, è fondamentale esercitare la pratica del credito a garanzia con politiche di rimborso chiare e trasparenti. Il ristoratore deve offrire flessibilità ai clienti in caso di modifiche o cancellazioni.

Rispetto a questa strategia, ci teniamo a puntualizzare un aspetto: sebbene sia una tra le più efficaci (i no show possono ridursi fino ad annullarsi), è anche la più rischiosa.

Infatti, indurre i tuoi clienti a lasciare un deposito o i dati della propria carta può diventare un deterrente per la prenotazione.

Ti consigliamo di sfruttarla come ultima possibilità.

Nel caso in cui avessi dubbi sulla possibilità di richiedere i dati della carta ai tuoi clienti, dai un’occhiata alle parole dell’Avvocata Elia Ceriani qui.

In conclusione, per i no show al ristorante

Sebbene la percentuale sembri non diminuire, le soluzioni in grado di mitigare l’impatto non sembrano tardare.

Con l’uso di tecnologie e comunicazioni efficaci, i ristoranti possono evitare prenotazioni non confermate e migliorare l’organizzazione e l’accoglienza per i clienti.